Bis zu 80 % Zuschuss für Beratung: so funktioniert der Antrag

Das BAFA bezuschusst Beratung für kleine und mittlere Unternehmen mit 50 % in den alten und 80 % in den neuen Bundesländern – bei zwei Projekten im Jahr sind das bis zu 3.500 € bzw. 5.600 €. Entscheidend ist ein Punkt: Der Antrag muss gestellt sein, bevor die Beratung beginnt.

Viele Unternehmen kennen das Programm nicht oder merken erst nach dem Projekt, dass es förderfähig gewesen wäre. Dann ist es zu spät. Hier erfährst du, wer gefördert wird, wie viel Zuschuss möglich ist und wie der Antrag Schritt für Schritt abläuft.

Was das BAFA fördert

Das Förderprogramm heißt „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ und wird vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) betreut. Es soll kleinen und mittleren Unternehmen den Zugang zu externer Beratung erleichtern – etwa zu Strategie, Vertrieb, Marketing oder Digitalisierung.

Gefördert wird der Beratungsanteil eines Projekts. Gemeint ist die eigentliche Beratungsleistung: Analyse, Empfehlungen, Konzepte. Reine Umsetzungs- oder Softwarekosten zählen nicht automatisch dazu. Welche Teile deines Projekts förderfähig sind, sollte vor dem Antrag klar abgegrenzt sein.

Die Beratung muss außerdem von einem Beratungsunternehmen kommen, das für das Programm zugelassen ist. Eine beliebige Agentur reicht nicht.

Wie viel Zuschuss möglich ist

Die Rechnung ist einfacher, als sie zunächst wirkt. Grundlage ist die Bemessungsgrundlage: maximal 3.500 € netto je Beratungsprojekt. Auf diesen Betrag gibt es einen Zuschuss, dessen Höhe vom Standort deines Unternehmens abhängt:

• Alte Bundesländer (inklusive Berlin und Region Leipzig, ohne Region Lüneburg und Trier): 50 % Zuschuss, also maximal 1.750 € je Projekt.
• Neue Bundesländer (ohne Berlin und Region Leipzig, dafür zuzüglich Region Lüneburg und Trier): 80 % Zuschuss, also maximal 2.800 € je Projekt.

Pro Jahr kann ein Unternehmen zwei geförderte Beratungsprojekte durchführen. Werden beide genutzt – wir nennen das Doppelantrag –, verdoppelt sich der mögliche Zuschuss: bis zu 3.500 € in den alten und bis zu 5.600 € in den neuen Bundesländern.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen aus Bayern beauftragt ein Beratungsprojekt mit 3.500 € netto Beratungsanteil. Der Zuschuss beträgt 50 %, also 1.750 €. Sitzt dasselbe Unternehmen in Sachsen, sind es 80 %, also 2.800 €. Den Rest trägt das Unternehmen selbst.

Wichtig: Der Prozentsatz bezieht sich immer auf die Bemessungsgrundlage, nicht auf den gesamten Rechnungsbetrag. Kostet ein Projekt mehr als 3.500 € netto Beratung, steigt der Zuschuss nicht weiter. Und Teile, die keine Beratung sind, fließen gar nicht ein.

Wer gefördert wird – und wer nicht

Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Das deckt einen großen Teil des Mittelstands ab – vom Handwerksbetrieb über den Maschinenbauer bis zum B2B-Dienstleister.

Ausgeschlossen sind Beratungsunternehmen und beratende Berufe. Dazu gehören zum Beispiel Unternehmensberater, Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Wer selbst berät, bekommt für eigene Beratung keinen Zuschuss aus diesem Programm.

Daneben gibt es weitere Voraussetzungen, die vom Einzelfall abhängen. Ob dein Unternehmen förderfähig ist, prüfen wir im Erstgespräch, bevor irgendetwas beantragt wird.

Der Antrag in fünf Schritten

Der Ablauf folgt immer derselben Reihenfolge. Wer einen Schritt vorzieht oder auslässt, riskiert die Förderung.

1. Antrag stellen – vor Beratungsbeginn. Erst wenn der Antrag beim BAFA eingereicht ist, darf die Beratung starten. Ein unterschriebener Vertrag oder ein Kick-off davor kann die Förderung kosten.
2. Beratung durchführen. Ein akkreditiertes Beratungsunternehmen setzt das Projekt um. Inhalte und Ergebnisse werden dabei dokumentiert.
3. Rechnung vollständig bezahlen. Die Rechnung des Beratungsunternehmens musst du komplett begleichen – der Zuschuss wird nicht vorab verrechnet.
4. Verwendungsnachweis einreichen. Du reichst den Beratungsbericht und die Rechnung beim BAFA ein. Der Bericht zeigt, was beraten wurde und welche Empfehlungen sich daraus ergeben.
5. Zuschuss erhalten. Nach der Prüfung zahlt das BAFA den Zuschuss an dein Unternehmen aus.

In der Praxis scheitert die Förderung selten an den Voraussetzungen, sondern an Kleinigkeiten im Ablauf. Die drei häufigsten Fehler:

• Die Beratung startet, bevor der Antrag gestellt ist – etwa mit einem Workshop „zum Kennenlernen“.
• Die Rechnung ist nur teilweise bezahlt, wenn der Verwendungsnachweis eingereicht wird.
• Beratung und Umsetzung sind auf der Rechnung nicht sauber getrennt, sodass der förderfähige Anteil unklar bleibt.

Beim Doppelantrag läuft dieser Ablauf zweimal: zwei Anträge, zwei Projekte, zwei Verwendungsnachweise. Beide Anträge müssen vor dem jeweiligen Beratungsbeginn gestellt sein.

Angaben ohne Gewähr. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Förderrichtlinie des BAFA (bafa.de). Details wie Fristen und Sonderfälle klären wir im Erstgespräch für deinen konkreten Fall.

Beispiel: der Trustfix mit Förderung

VAIGENCY ist BAFA-akkreditiertes Beratungsunternehmen. Unser Trustfix-Programm schließt in 7 Tagen die Vertrauenslücken im Vertrieb: LinkedIn-Analyse und Profil-Makeover, Lead-Chatbot und Website-Tracking, ICP und Zielkundenliste mit Kampagnenstrategie sowie Cases, Kundenstimmen und Vorlagen für Bewertungsanfragen. Der Festpreis liegt bei 7.999 € zzgl. MwSt.

Der Beratungsanteil des Trustfix ist förderfähig. Wir teilen ihn auf zwei Beratungsprojekte mit je bis zu 3.500 € Bemessungsgrundlage auf. Für ein Unternehmen in den neuen Bundesländern ergibt das bis zu 2 × 2.800 € = 5.600 € Zuschuss, in den alten Bundesländern bis zu 2 × 1.750 € = 3.500 €.

Der Zuschuss wird also nicht pauschal vom Gesamtpreis abgezogen. Er richtet sich nach dem förderfähigen Beratungsanteil und wird nach dem Projekt ausgezahlt. Die Anträge bereiten wir mit dir vor und begleiten dich bis zur Auszahlung.

Fazit

Die BAFA-Förderung macht externe Beratung für KMU deutlich günstiger – mit bis zu 80 % Zuschuss und zwei Projekten pro Jahr. Der häufigste Fehler ist die Reihenfolge: Der Antrag kommt immer vor der Beratung. Wer das beachtet, ein akkreditiertes Beratungsunternehmen wählt und Rechnung und Bericht sauber einreicht, bekommt den Zuschuss ohne großen Aufwand.

Du willst wissen, ob dein Unternehmen förderfähig ist und wie viel Zuschuss für dich drin ist? Buch dir einen kostenlosen Trust-Check – oder schau dir vorab das Trustfix-Programm an.